Werkstattbericht · Werkzeuge
Calendula:
Persönliches Task-Management als OSS
Microsoft-365-Aufgaben per Drag direkt in den Outlook-Kalender ziehen und als Zeitblock fixieren — Aufgaben und Termine in einer Wochenansicht, die zugleich die Startansicht ist. Genau dieses Time-Blocking hat mir bei jedem anderen Werkzeug gefehlt, deshalb habe ich Calendula selbst gebaut — und mache es jetzt öffentlich.
Ansicht für Aufgaben und Outlook-Kalender zusammen
Diese Wochenansicht ist die Startansicht beim Öffnen. Aufgaben per Drag in einen Zeitblock ziehen, Outlook-Termine erscheinen daneben — kein Springen zwischen zwei Apps.
Direkte Anbindung an Outlook und To-Do
Wer ohnehin in Office 365 arbeitet, muss nichts umstellen. Calendula liest und schreibt in den vorhandenen Tagesplan — keine Parallel-Welt.
Externer Audit-Score vor Launch
Score 4,2 von 5. Sechs Aktions-Issues abgeleitet, drei davon noch vor dem öffentlichen Launch erledigt — keine Bugs, keine Sicherheitslücken im Hauptbefund.
Calendula ist ein Werkzeug, das ich für mich selbst gebaut habe, weil keiner der etablierten Anbieter mir das gegeben hat, was ich wollte. Zum 1. Juni 2026 mache ich es öffentlich — nicht als Produkt mit Roadmap und Pitch-Deck, sondern als Quellcode unter freier Lizenz, damit andere mitlesen, mitschreiben oder einfach nur ignorieren können.
Dieser Text ist ein Werkstattbericht. Er erklärt, warum ich noch einen Task-Manager gebaut habe, was anders ist als bei Todoist, Things oder Microsoft To-Do, und was ich beim Bauen über meine eigenen Arbeitsgewohnheiten gelernt habe. Außerdem zeige ich, was ein externer Audit kurz vor Launch zutage gefördert hat — und was er übersehen hat.
Im Überblick
Persönliches Werkzeug zuerst, öffentlicher Quellcode danach. Keine gehostete Variante geplant.
Abschnitt 1 · Der Ausgangspunkt
Warum noch ein Task-Manager — Todoist, Things und Microsoft To-Do reichen mir nicht
Ich habe über die Jahre fast alle ernst zu nehmenden Task-Manager im Alltag getestet. Todoist war lange mein Hauptwerkzeug, Things hat mich mit seiner Ruhe beeindruckt, Microsoft To-Do habe ich notgedrungen mitbenutzt, weil meine Termine ohnehin in O365 liegen. Jedes dieser Werkzeuge ist für sich genommen sauber gebaut. Trotzdem hat keines davon das gemacht, was ich eigentlich brauchte.
Das Grundproblem war immer dasselbe: Aufgaben und Termine leben in unterschiedlichen Welten. Der Task-Manager kennt die Liste, der Kalender kennt die Zeit. Wer beides koppeln will, springt zwischen zwei Apps hin und her — und merkt erst am Ende der Woche, dass die Liste zu lang war für die verfügbare Zeit. Das ist kein Werkzeugproblem, das ist ein Strukturproblem: keine der drei Apps zeigt mir, ob ich realistisch geplant habe.
Der zweite Punkt war die Frage der Priorisierung. Todoist hat Prioritäts-Flags von eins bis vier, Things hat „Heute" und „Diese Woche", Microsoft To-Do hat einen Stern für „Wichtig". Alle drei lassen mich entscheiden, ohne mir eine Struktur dafür anzubieten. Wenn ich mit dreißig offenen Aufgaben in einen Tag gehe, kippe ich entweder in Aktivismus oder in Aufschieberei. Beides ist mir mehrfach passiert.
Calendula ist mein Versuch, beides anders zu lösen. Kein neues Genie, keine Revolution — eher der Versuch, Aufgaben und Kalender in einer Ansicht zusammenzubringen und die Priorisierung auf ein bewährtes Modell zu stützen.
Was mir bei den Bestehenden gefehlt hat
- —Tasks und Termine getrennt: Realität ist beides zusammen. Eine Stunde Kalender-Block ist eine Stunde weniger für Aufgaben.
- —Priorisierung ohne Struktur: Sternchen und Flags sind Etiketten, keine Entscheidungshilfe.
- —Eisenhower nur als Filter: Wo das Modell überhaupt unterstützt wird, liegt es zwei Klicks tief — niemand schaut da freiwillig hin.
- —Cloud-Lock: Todoist-Daten gehören Todoist, Things-Daten leben in Apples Ökosystem, Microsoft-Daten in O365. Aus eigenen Daten ein eigenes Werkzeug bauen geht nicht.
Abschnitt 2 · Die Priorisierung
Eisenhower-Matrix als eigene Ansicht statt versteckter Filter-Funktion
Die Eisenhower-Matrix ist ein altes Werkzeug — angeblich auf Dwight D. Eisenhower zurückgehend, in Wahrheit eher durch Stephen Covey populär gemacht. Die Idee ist simpel: jede Aufgabe wird auf zwei Achsen eingeordnet, wichtig oder nicht wichtig, dringend oder nicht dringend. Daraus ergeben sich vier Quadranten mit unterschiedlichen Handlungsempfehlungen.
Quadrant eins ist wichtig und dringend — was sofort getan werden muss. Quadrant zwei ist wichtig und nicht dringend — wo eigentlich die meiste Lebenszeit hinfließen sollte und meistens nicht hinfließt. Quadrant drei ist dringend und nicht wichtig — wo wir am häufigsten landen, weil andere Leute den Druck setzen. Quadrant vier ist weder noch — kann fast immer weg.
Der Trick liegt nicht in der Matrix selbst. Die kennt jeder Mensch, der schon mal ein Zeitmanagement-Seminar besucht hat. Der Trick liegt darin, dass das Werkzeug einen zwingt, jede Aufgabe einzuordnen, bevor sie überhaupt in der Liste landet. Wer hingegen erst alle Aufgaben sammelt und dann „später mal Eisenhower anwendet" macht es nie. Genau das passiert bei Todoist und Konsorten: Eisenhower ist dort eine Filter-Funktion, also etwas, das man aktiv anschalten muss. Im Alltag schaut da niemand hin.
Calendula dreht das um. Die Matrix ist eine vollwertige eigene Ansicht, einen Klick von der Tagesplanung entfernt — kein Filter, den man erst irgendwo anschalten muss. Jede Aufgabe trägt ihre Einordnung dauerhaft als Priorität bei sich, und die Matrix zeigt sie sortiert nach den vier Quadranten. So wird das Einordnen zur Gewohnheit statt zur Pflichtübung, die man „später mal" nachholt.
Über die klassischen vier Quadranten hinaus kennt Calendula zwei zusätzliche Stufen, die im Alltag gefehlt haben: eine P0-Stufe für echte Blocker, die über allem stehen, und eine Icebox für Aufgaben, die man bewusst parkt, ohne sie zu löschen. Das hält die vier Quadranten sauber für das, was wirklich anliegt.
Die vier Quadranten
Q1 · Wichtig und dringend
Sofort tun. Bei guter Planung sollte dieser Quadrant klein bleiben — wer hier dauerhaft lebt, ist im Krisenmodus.
Q2 · Wichtig und nicht dringend
Aktiv terminieren. Hier entsteht der eigentliche Wert. Wer Q2 vernachlässigt, produziert sich Q1-Notfälle für später.
Q3 · Dringend, aber nicht wichtig
Delegieren oder ablehnen. Hier landet, was andere Leute uns aufdrücken — sehr oft fühlt es sich wichtig an, ist es aber nicht.
Q4 · Weder noch
Streichen. Wer ehrlich ist, findet hier mehr Aufgaben als gedacht. Das Erkennen allein lohnt schon den Eintrag.
Die Matrix als eigene Ansicht. Jede Aufgabe ist genau einem Quadranten zugeordnet.
Eine Beobachtung aus dem Alltag: Sobald jede Aufgabe beim Anlegen einen Quadranten bekommt, ändert sich, was man überhaupt einträgt. Aufgaben, die in keinen passen, fliegen oft schon im Capture-Moment raus — weil sie weder wichtig noch dringend sind und das nicht überdeckt werden kann. Das ist kein technisches Feature, das ist eine Disziplin-Wirkung durch das Modell.
Abschnitt 3 · Zeit und Aufgaben in einer Ansicht
Time-Blocking aus Tasks UND Kalender — beide Welten in einer Ansicht
Time-Blocking ist die simple Idee, dass eine Aufgabe nur dann erledigt wird, wenn sie einen festen Zeitslot im Kalender bekommt. Cal Newport hat das in seinen Büchern populär gemacht, in der Praxis ist es älter als jedes Software-Tool. Wer es ernst meint, plant am Vorabend oder am Morgen seinen Tag in Blöcken: neunzig Minuten Schreiben, dreißig Minuten E-Mails, eine Stunde Kundenanruf, zwei Stunden Mittagspause plus Sport.
Das Problem bei der Umsetzung mit den üblichen Werkzeugen: die Aufgabe steht im Task-Manager, der Zeitblock im Kalender. Wenn ich aus Todoist eine Aufgabe in den Outlook-Kalender ziehen will, gibt es entweder keine native Verknüpfung oder eine Synchronisation, die mehr Ärger macht als hilft. Ich hatte über die Jahre genug Erfahrungen mit doppelten Einträgen, verlorenen Updates und Sync-Konflikten zwischen zwei autonomen Systemen.
Calendula zeigt Aufgaben und Kalender-Termine in einer einzigen Ansicht. Aus jedem Quadranten lässt sich eine Aufgabe in einen Tageszeitslot ziehen — und sie wird sowohl in der Calendula-Datenbank als auch im O365-Kalender als Termin angelegt. Umgekehrt erscheinen Outlook-Termine in derselben Wochenansicht, sodass beim Verschieben einer Aufgabe sofort sichtbar ist, ob die Zeit noch frei ist oder schon mit einem Meeting belegt.
Wichtig ist, dass das keine Magie ist, sondern eine einfache Konvention: ein Kalender-Termin mit einer bestimmten Marker-Kategorie wird als Calendula-Block erkannt. Wer manuell einen Termin im Outlook-Webclient ändert, sieht die Änderung beim nächsten Calendula-Refresh. Wer in Calendula etwas verschiebt, schreibt sofort zurück in O365. Die wahre Quelle der Wahrheit bleibt der O365-Kalender — Calendula ist eine Linse darauf, kein Konkurrent.
Tagesansicht mit Aufgaben links und Zeitblöcken im Kalender rechts.
Effekt 1
Realistische Tagespläne
Wer Aufgaben in Blöcke setzt, merkt sofort, dass der Tag voll ist. Das ist unbequem und gut so — die Wochenliste wird ehrlicher.
Effekt 2
Weniger Kontextwechsel
Kein Springen zwischen Task-App und Kalender-App. Eine Oberfläche, eine Ansicht, eine Wirklichkeit.
Effekt 3
Outlook bleibt Quelle der Wahrheit
Wer Outlook ohnehin nutzen muss — wegen Kollegen, Kunden, geteilten Terminen — verliert nichts. Calendula ergänzt, ersetzt nicht.
Vom persönlichen Werkzeug zum öffentlichen Quellcode — ein bewusster Schritt.
Abschnitt 4 · Der öffentliche Schritt
OSS-Launch — und warum
Ein Werkzeug, das ich für mich selbst gebaut habe, öffentlich machen — das ist eine Entscheidung, die ich mir nicht leicht gemacht habe. Privates Tooling zu veröffentlichen heißt, sich freiwillig der Kritik fremder Menschen auszusetzen, einen Teil der eigenen Arbeitsroutinen offenzulegen und sich auf Issue-Threads einzulassen, in denen Leute Dinge fordern, die ich gar nicht bauen will. Es gibt gute Gründe, das nicht zu tun.
Ich mache es trotzdem, aus drei Gründen, die nichts mit Marketing zu tun haben.
Erstens, eigener Bedarf: Wenn ich das Werkzeug ohnehin täglich nutze, hat es eine Existenzberechtigung — unabhängig davon, ob es jemand anderes je anfasst. Der Schritt in die Öffentlichkeit kostet mich überschaubar viel zusätzliche Arbeit, weil ich den Code ohnehin pflege. Lizenz, eine Anleitung zum Aufsetzen, ein paar Aufräumarbeiten. Mehr nicht.
Zweitens, Lerneffekt durch öffentliche Rechenschaft: Code, den nur ich sehe, darf schludrig sein. Sobald jemand anderes hineinschauen kann, geht das nicht mehr. Allein die Vorstellung, dass ein Fremder das Innere meines Werkzeugs liest, hat mich gezwungen, schlechte Stellen aufzuräumen, die ich sonst nie angegangen wäre. Diese Disziplin-Wirkung gibt es bei nicht-öffentlichem Code schlicht nicht.
Drittens, die leise Hoffnung auf fremde Beiträge: Google Calendar werde ich irgendwann selbst nachziehen, andere Anbindungen — etwa für selbstgehostete Kalender — sind außerhalb meiner Reichweite. Wenn jemand, der eine andere Cloud produktiv nutzt, eine Anbindung beisteuert, ist das für die Allgemeinheit ein viel größerer Gewinn als alles, was ich allein in der gleichen Zeit hinbekommen würde. Ich rechne nicht damit, hoffe aber dezent darauf.
Was ausdrücklich kein Grund ist: ein Geschäftsmodell. Es gibt keine SaaS-Version, keine Premium-Tier, keinen Enterprise-Plan in der Schublade. Calendula bleibt ein Werkzeug für Menschen, die selbst hosten können oder sich helfen lassen. Wer eine fertige Cloud-Lösung will, ist bei den etablierten Anbietern besser aufgehoben.
Abschnitt 5 · Vor dem Launch
Ein externer Blick auf den Code — und was er gebracht hat
Vor dem öffentlichen Schritt habe ich mir einen externen Blick auf den Code geleistet. Nicht weil ich Fehler vermutet hätte, sondern weil ich wissen wollte, wie der Code auf jemanden wirkt, der ihn zum ersten Mal sieht. Das Ergebnis war eine solide Bewertung von 4,2 von 5 Punkten — ordentliche Arbeit, keine Sicherheitslücken, keine kritischen Fehler, aber einige klar benennbare Verbesserungsfelder.
Sechs konkrete Aufgaben habe ich aus dem Befund mitgenommen. Die wichtigsten drei habe ich vor dem Launch erledigt — sie hätten in der Hand neuer Nutzer Schaden anrichten können. Drei weitere stehen für die Zeit nach dem öffentlichen Schritt an.
Vor dem Launch erledigt
- ✓Anmeldung standardmäßig aktiv: In meinem privaten Setup war das Login optional — beim öffentlichen Schritt wäre das fahrlässig.
- ✓Beispiel-Zugangsdaten entfernt: Ein Platzhalter in der Konfiguration sah harmlos aus, hätte aber jeden, der das Repository klont, in die falsche Richtung geschickt.
- ✓Netzwerk-Freigaben konfigurierbar: Vorher fest verdrahtet auf meinen Rechner, jetzt sauber über Einstellungen anpassbar.
Nach dem Launch geplant
- —Einen großen Baustein aufteilen: Eine interne Hilfsklasse ist über die Zeit zu groß geworden. Wird beim nächsten größeren Umbau natürlich zerlegt.
- —Status-Anzeige ausbauen: Aktuell sagt das System nur „läuft" — schöner wäre eine Anzeige je Anbindung mit letzter Synchronisation und offenen Konflikten.
- —Frontend-Modernisierung: Die Oberfläche basiert auf einer Vorgänger-Version eines Web-Frameworks. Ein bewusster Umstieg auf die aktuelle Generation steht aus.
Was der Blick von außen nicht gesehen hat: drei Eigenheiten, die ich selbst nachträglich gefunden habe und ehrlich erwähne. Schema-Änderungen an der Datenbank müssen aktuell von Hand vorgenommen werden — bei einem persönlichen Werkzeug egal, beim ersten externen Beitragenden ein Problem. Ein Test schlägt sporadisch fehl und wird vor dem ersten externen Pull-Request behoben. Und die Trennung in zwei Anbindungs-Bausteine ist noch nicht ganz wasserdicht — Eigenheiten von Office 365 schimmern an manchen Stellen durch. Das wird beim Anbinden des zweiten Anbieters sichtbar, und dann ehrlich nachgezogen.
Schluss
Ein Werkzeug für sich selbst, öffentlich gemacht
Calendula ist kein Produkt. Es ist ein persönliches Werkzeug, das ich aus Unzufriedenheit mit den vorhandenen Optionen gebaut habe — und das ich jetzt teile, weil der Schritt mehr kostet, wenn ich ihn nicht gehe, als wenn ich ihn gehe.
Wer es nutzen möchte, kann sich das Repository klonen, die README lesen und das Werkzeug auf eigener Hardware aufsetzen. Wer Feedback hat, einen Provider beisteuern möchte oder einen Bug findet, ist im Issue-Tracker willkommen. Wer einen anderen Weg sucht — vielleicht ein gehostetes Produkt mit Support — wird bei Calendula nicht fündig, und das ist in Ordnung.
Mein Wunsch nach diesem Launch ist klein und konkret: dass ein paar Menschen, denen Eisenhower und Time-Blocking etwas bedeuten, ein Werkzeug in die Hand bekommen, das beides ernst nimmt. Wenn daraus ein Pull-Request entsteht, freut mich das. Wenn nicht, ist das auch in Ordnung.
Mitmachen
- →Klonen und testen: github.com/rewulff/calendula — ab dem 1. Juni öffentlich, README erklärt das Setup.
- →Issues öffnen: Bugs, Vorschläge, Fragen — alles willkommen, kurz und konkret.
- →Eine andere Cloud anbinden: Google Calendar, Nextcloud oder ein anderer Kalender-Anbieter — wer eine Anbindung beisteuert, bekommt einen direkten Draht zum Code.
- →Einfach lesen: Auch das ist ein gültiger Weg. Lernen am Code anderer Menschen ist ein guter Grund, warum es OSS überhaupt gibt.